گواهینامه
ISO 9001:2008
بهترین
برای وردپرس
طراحی مدرن
کاملا راستچین
راهنمایی

نحوه برگزاری جشن فارغ التحصیلی

نحوه برگزاری جشن فارغ التحصیلی

برگزاری جشن فارغ التحصیلی و یا رویدادهایی از این دست  برای اولین بار می تواند همراه با نگرانی باشد. در طول عمر شما شاید تنها جشنی که یکبار برگزار می گردد ؛جشن فارغ التحصیلی باشد. جشن فارغ التحصیلی تا سال های سال در اذهان مخاطبان و دانش آموختگان تداعی خواهد شد و شایسته است تا با برنامه ریزی منسجم یک شب  فراموش ناشدنی را رقم بزنید.

این مقاله و چک لیست  های ارایه شده ،یک جدول زمانی در اختیار شما قرار می دهد تا بر اساس آن  برنامه ریزی نمایید و کارهای لازم برای برگزاری یک جشن باشکوه را انجام دهید.

جشن-فارغ-التحصیلی
جشن-فارغ-التحصیلی

این چک لیست برای این  طراحی شده است تابه عنوان یک  نقطه شروع  دربرنامه ریزی جشن فارغ التحصیلی  ،مورد استفاده شما قرار گیرد. می توانید یک نسخه از این چک لیست را برای خودتان تهیه نمایید  وآن را براساس نیاز های خودتان  تغییر دهید ، برخی موارد را حذف نموده ومواردی را به آن بیفزایید.  اگر چه نکاتی که در این جا ذکر شده  بر اساس ترتیب زمانی در نظر گرفته شده است  ،اما ممکن است در برنامه ریزی شما  ، چند مورد از آن به صورت همزمان اتفاق بیفتد یا بر اساس  شرایط ، ترتیب  وقوع آن تغییر نماید.

چک لیست و نکات مهم قبل از تاریخ مراسم جشن فارغ التحصیلی

چک لیست و نکات مهم  قبل از تاریخ مراسم جشن فارغ التحصیلی :

  • ​یک هسته مرکزی به عنوان هیات رییسه جشن انتخاب کنید. افرادی را به عنوان دبیر جشن ، دبیر تشریفات ،دبیر تدارکات ، دبیر اجرایی  و … مشخص نمایید که همه زیر نظر یک رییس جشن فعالیت خواهند نمود.

  • تعداد تقریبی میهمانان و تاریخ مراسم را مشخص نمایید.

  • مکان مناسبی را برای برگزاری جشن فارغ التحصیلی در نظر بگیرید و نسبت به رزرو مکان و پیش پرداخت اقدام نمایید.

  • یک سیستم برای هزینه ها وحسابداری ایجاد کنید اقدام به  تعیین و نرخ گذاری  هزینه های جشنواره نمایید و از پتانسیل های موجود جهت جذب اسپانسر مالی و یا قدر السهم مشارکت افراد تصمیم بگیرید.

  • اقدام به ارسال فراخوان جذب عوامل اجرایی و کسانی که قصد مشارکت در جشن  شما را دارند ؛ نمایید و آنها را در دسته های مورد علاقه و متناسب با توانمندی هایشان به دبیران جشن معرفی نمایید.

  •  جدول زمانی (time table)مربوط به انجام امور جشن را به صورت روزانه تهیه نمایید و در تنظیم کارها دقت و فرصت لازم در نظر بگیرید.

  • در خصوص پذیرایی میان وعده /بدو ورود و پایان جشن و هزینه های مرتبط تصمیم گیری نموده و با پیمانکار وارد قرارداد شوید.

  • طراحی و شیوه ارسال دعوت نامه ها را در نظر داشته باشید. فضای اطلاع رسانی در وب سایت دانشگاه را بررسی نمایید.

  • بانک اطلاعاتی  مخاطبان و یک سامانه پیامک  ایجاد نمایید . با این امکانات، دانش اموختگان را از مراحل پیشرفت و اطلاعیه های مهم با خبر نمایید.

  • تهیه و تدارک یک یا چند تیزر تبلیغاتی و مستند از دوران همکلاسی و اتفاقات تلخ و شیرین دوران دانش اموختگی را به تیم حرفه ای واگذار نمایید.

  • به فکر تهیه لباس و پوشش مناسب باشید.به نظام آراستگی خود توجه کنید و از  پوشش یونیک برای خانم ها و آقایان استفاده نمایید. معمولا لباس های جشن فارغ التحصیلی اجاره داده خواهند شد. از قبل نسبت به سفارش و تهیه البسه اقدام نمایید تا با بهترین آمادگی در جشن فارغ التحصیلی شرکت نمایند .

  • نسبت به نگارش متن تشکر از والدین ، اقدام نمایید.  این متن ها توسط نمایندگانی از فارغ التحصیلان که تسلط خوبی بر سخنوری دارند ؛ در بین برنامه خوانده خواهد شد.

  • نسبت به نگارش متن تشکر از و تهیه لوح تقدیر از اساتید  و دیگر کسانی که در پیشرفت شما نقش داشته اند ، اقدام نمایید.  این متن ها توسط نمایندگانی از فارغ التحصیلان که تسلط خوبی بر سخنوری دارند  ؛ در بین برنامه خوانده خواهد شد.نمونه متن تقدیر نامه فارغ التحصیلی دانش آموختگان دانشگاه
    کاندید تلاوت این پیام ها باید از قبل تمرین و ممارست نماید و شایسته است مطالب را از حفظ قرایت نماید و تنها از متن نگارش شده به عنوان پشتوانه ذهنی استفاده نماید. چون هم شما دیگر فارغ التحصیل و دانشمند هستید و حتما دوستان شما یا خودتان چنین توانایی را دیده اید که کاندید این موضوع شده اید.

  • در خصوص سیستم صوت  سوال نمایید. معمولا گروه های حرفه ای هیچ زمان به صدا و سیستم صوت سالن ها اعتماد نمی کنند. مخصوصا چنانچه در برنامه از گروه موسیقی زنده استفاده می کنید حتما باید نسبت به تدارک یک سیستم صوت مستقل و مناسب با تعداد مشخص میکروفون و پایه میکروفون اقدام نمایید.

  • ایجاد یک سیستم نظارت و شماره گذاری صندلی های میهمانان و تعیین جایگاه ویژه برای میهمانان و گروه های هنری

  • تهیه و تدارک یک یا چند تیزر تبلیغاتی و مستند از دوران همکلاسی و اتفاقات تلخ و شیرین دوران دانش اموختگی را به تیم حرفه ای واگذار نمایید.

  • بانک اطلاعاتی  مخاطبان و یک سامانه پیامک  ایجاد نمایید . با این امکانات، دانش اموختگان را از مراحل پیشرفت و اطلاعیه های مهم با خبر نمایید.

  • طراحی و شیوه ارسال دعوت نامه ها را در نظر داشته باشید. فضای اطلاع رسانی در وب سایت دانشگاه را بررسی نمایید.

  • یک پوستر یا پلاکارد حاوی اطلاعات گروه دانش آموختگان را برای جلو تریبون تدارک ببینید تا در کادر تصویر و فیلم شما باشد. به طور مثال (جشن دانش اموختگان ورودی 1385 – دانشگاه علوم پزشکی تهران)

  •  تهیه و نگارش  ریز برنامه :بنا به دلایل مختلف معمولا ریزبرنامه های مرتب تغییر می کنند. برای تهیه ریز برنامه در بالای صفحه از شماره ورژن استفاده نمایید تا در دست افراد مختلف و در کامپیوترهای مختلف ایجاد شایبه ننماید. بنابر این از ریزبرنامه ورژن یک شروع خواهد شد و بعد از تغییرات مکرر به ورژن نهایی خواهد رسید. در ادامه کار زمانی که با همکاران خود در مورد ریزبرنامه صحبت می نمایید بدانید که در مورد ریزبرنامه ورژن چند در حال صحبت هستید.  ورژن نهایی ریزبرنامه باید امضاء شده و در اختیار عوامل برنامه قرار گیرد.

  • چک لیست های متعددی را برای  عوامل اجرایی تدارک ببینید تا هر شخص مسئولیت خودش را به خوبی انجام دهد. به طور مثال چک لیست های :1.         نام میهمانان مدعو و شماره صندلی آنها

    2.         چک لیست لوح های تقدیر برای دانش اموختگان

    3.         چک لیست هدایا برای اساتید و چک لیست لوح سپاس برای اساتید.

    4.        چک لیست پخش تیزرهای اسپانسر ها

    5.        چک لیست تحویل لباس ها

    6.        چک لیست اساتید و میهمانان ویژه

    7.        چک لیست پذیرایی و میهمانداری و …

  • عقد قرارداد با گروه های هنری و یا برگزارکنندگان مراسم :برای دعوت از گروه های هنری با افراد مختلف و دوستانتان مشورت نمایید. از گروه های متناسب با بودجه و مورد علاقه عموم مخاطبان استفاده نمایید و در چیدمان برنامه دقت نمایید تا گروه های هنری ، همپوشانی نداشته باشند و از طرفی از زمان دقیق اجرای هر گروه سوال نمایید.

  • همچنین لازم است تا از یک مجری صحنه  بهره مند گردید.  پیشنهاد می شود در این خصوص از یک مجری توانمند بهره ببرید و اینکهه دوستان شما صرفا به این دلیل که دوست دارند اجرای صحنه ای داشته باشند ؛اجازه ندهید تا مراسم شما از رسمیت بیاندازند و یا باعث شرمساری شما گردند. همانقدر که شما در رشته خود صاحب اندیشه و بینش هستید ،مجریان هم فنون خاص مجلس گردانی را دارند و این مهم  توسط هر کسی قابل اجرا نیست.

  • دعوت از قاری مراسم و یا تهیه کلیپ قران و سرود ملی .  شایسته است در مراسم با شکوه از قاری قران و برای تلاوت زنده دعوت بعمل آید.

نمونه مختصری از چک لیست جشن فارغ التحصیلی

نمونه مختصری از چک لیست جشن فارغ التحصیلی در ادامه می آید.

  •  ​تاریخ جشن را تعیین نمایید.
  • مکان جشن را  انتخاب کنید
  • یک سیستم برای هزینه ها وحسابداری ایجاد کنید.
  • مکان برگزاری جشن و محل فعالیت های  گروهی را مشخص نمایید.
  • یک لیست اولیه از مدعوین ، کارکنان/داوطلبان و سخنرانان احتمالی تهیه نمایید.
  •  تجهیزات صوتی وتصویری لازم  و کلیپ های مرتبط را تهیه کرده و افرادی را به عنوان مسؤل پخش کلیپ ها درنظر  بگیرید.
  • برای مدعوین وسخنرانان ایمیل بفرستید وتاریخ برگزاری جشن رابه آن ها اطلاع دهید.
  • فضایی را در وب سایت دانشگاه برای  مطالب مربوط به جشن در نظر بگیرید که حاوی جزییات لازم باشد.
  • سخنرانان را از بین اساتید دانشگاه خود انتخاب نمایید.
  • جایزه یا هدایای مربوط به  سخنران را انتخاب کنید و سفارش بدهید.
  • افراد مسئول پذیرایی و سفارشات را مشخص نمایید.
  • برای فرایند ثبت نام در جشن برنامه ریزی کنید. اولین وآخرین مهلت ثبت نام را مشخص نمایید ،  اطلاعات را در پایگاه داده ها ثبت نمایید، اطلاعات را برای ثبت نام  دانشجویان در سایت  آپلود نمایید.
  • لیستی از تدارکات لازم تهیه نمایید .
  • کارهای مربوط به طراحی بروشور و چاپ دعوتنامه و…راشروع کنید وکارهای گرافیکی را به هنرمندی که از قبل انتخاب کرده اید بسپارید.
  • برای خوش آمدگویی وسخنرانی ها برنامه ریزی کنید.
  • موارد مورد نظر مثل  بروشورها ،عکس آتلیه ای دانش اموختگان وسایر اقلام تبلیغاتی و بنر یا نشان های لازم را  برای چاپ سفارش بدهید.
  • امور مربوط به سایت را طراحی وآپلود کنید تا اخبار جشن به روز باشد.
  • ثبت نام اولیه را شروع کنید.
  • لیست مدعوین ،سخنرانان وکارکنان را نهایی کنید.
  • فهرست برنامه ها را نهایی کنید.
  • رزرو وسایل صوتی تصویری مورد نیاز را قطعی کنید.
  • با مسئول پذیرایی در مورد تعداد  غذاها واقلام پذیرایی مورد نظر ،هماهنگی های لازم را انجام دهید.
  • علایم و نشان های  لازم (از جمله خروج اضطراری و علائم ایمنی و امنیتی)را تهیه نمایید.(در سالن های استاندارد معمولا این موارد رعایت شده است. تنها کافیست تا مراقبت نمایید درب های خروج اضطراری باز باشند).
  • لیست نهایی وظایف کارکنان و داوطلبان مشارکت کننده را تهیه کنید و در اختیار آن ها قرار دهید.
  • لیست نهایی میهمانان و کارکنان را تهیه کنید و در اختیار  حراست سالن و انتظامات ورودی سالن  قرار دهید.(روز قبل چنانچه نیاز باشد).
  • ترتیب و زمان هر سخنران را مشخص نمایید.
  • کارت های سینه وبسته های خوشامد گویی (مثل جدول برنامه ها ،نقشه ها ،کاغذ وخودکار برای یادداشت برداری  و سایر موارد لازم را) تهیه نمایید.
  • سایر موارد و وسایل لازم را به مقدار کافی تهیه کنید( دستگاه منگنه ،قیچی ،چسب نواری ،ماژیک، گیره کارت ، برچسب  ، سیم رابط ،خودکار ،گیره کاغذ، برچسبهای کاغذی  ،شارزر موبایل و باتری قلمی ).
  • وسایل حمل ونقل  مورد نیاز را قطعی کنید.
  • چنانچه کل مراسم را به پیمانکار واگذار می نمایید ،مواد لازم از قبیل  لوگو ها ،تصاویر ، مشخصات مجری  و سخنران ها ،توضیحات مربوط به جدول زمانی ونمونه های کارت دعوت را چاپ کرده و در اختیار برنامه ریز مراسم قرار دهید

چک لیست و نکات مهم ساعاتی قبل از مراسم جشن فارغ التحصیلی

چک لیست و نکات مهم  ساعاتی قبل از مراسم جشن فارغ التحصیلی :

  1. ورود دانش آموختگان باید توسط چک لیست های از پیش تعیین شده ، مطابقت گردد و نشان حضور در محل تیک بخورد. میهمانان باید به صندلی های از پیش تعیین شده هدایت شوند.
    حتما در جشن های فارغ التحصیلی آمار میهمانان را با صندلی ها مطابقت نمایید . چون شایسته نیست دوست شما به همراه والدینش دیر تر از موعد به سالن برسد و جایی برای نشستن نداشته باشد.
  2. چاپ 10 عدد ریز برنامه نهایی برنامه الزامی است.معمولاً در جشن های فارغ التحصیلی به دلائل مختلفی ، ریز برنامه تغییر می کند. اطمینان یابید که نسخه نهایی شده را به تعداد لازم تکثیر و در اختیار عوامل اجرایی و مجری مراسم قرار دهید. شایسته است چنانچه چاپ کنداکتور برای تمام مدعوین امکان پذیر نیست ، برای میز میهمانان ویژه  و در مقابل میهمانان عالیقدر قرار گیرد.شاید برای جلوگیری از هزینه های اضافی ،مدعوین را از طریق ایمیل نسبت به ریز برنامه آگاه سازید.با وجود این خوب است مجری مراسم در زمان های مقتضی اعلام برنامه داشته باشد.
  3. در جشنواره ها که تعداد زیادی لوح و تندیس اهدا می شود ،گاهی اوقات پسوند اسمها مشکل ساز می شود.بعضی از نام های اقلیت ها و محل ها مربوط به مناطق مختلف ایران برای مجری نامفهوم است در چنین شرایطی به مجری اعلام نمایید و حتی خوب است نام وی را اعراب گذاری کنید.
  4. از کیفیت صدا و تعداد میکروفون های درخواستی اطمینان حاصل نمایید. از متصدی صدا در خصوص تعویض و یا شارژ باتری میکروفون سوال نمایید.
  5. بررسی و امتحان کردن کلیپ سرود جمهوری اسلامی .
  6. اطمینان از حضور قاری مراسم و یا آماده بودن کلیپ قران.
  7. آماده بودن و تست نمودن کلیپ های ویدیویی و پاورپوینت چنانچه موجود است.  ترتیب پخش موارد بالا بر اساس ترتیب نگارش می باشد.
  8. بررسی تریبون و زیر پایی چنانچه در میان سخنرانان شخص کوتاه قامتی وجود دارد. گاهی اوقات در الصاق گل تریبون به نحوی اقدام می گردد که مجری و یا سخنران مراسم نمی تواند برای سخنرانی بر جمع مخاطبان احاطه داشته باشد. بنابراین هم به گل آرا توصیه های لازم را بنمایید و هم به فکر یک زیر پایی مناسب باشید. معمولا در سالن های همایش چنین زیر پایی موجود است ولی شما در چک لیست خود این موضوع را بررسی و اطمینان حاصل نمایید.همچنین برای دبیر جشن و یا عوامل اجرایی که قرار است چند دقیقه ای را برای میهمانان صحبت نمایند ؛ پیشنهاد می گردد در هر حال از زیر پایی استفاده نمایند تاهم تسلط بیشتری داشته باشند و در موقع صحبت کردن بر  مکان و اشخاص اشراف و احاطه داشته باشند.در ضمن به یاد داشته باشید اعتماد به نفس سخنران با این کار افزایش می یابد.

    خوب است چنانچه از اساتید و یا سخنرانان شما ،افرادی  قد بلند هستند ، یک بازوی میکروفون بلند درخواست نمایید تا مجبور نباشند سر خود را خم کنند. خمیدگی سر باعث گرفتگی صدا خواهد شد و حتی در تصویر همایش نیز تصویر جالبی از فرد قد بلند بدست نخواهد آمد.

  9. بررسی پوستر یا استند حاوی اطلاعات گروه دانش آموختگان در جلو تریبون و پشت تریبون و اطمینان از اینکه  در کادر تصویر و فیلم شما به درستی مشخص باشد.
  10. بررسی الصاق صحیح استند و تبلیغات اسپانسر ها بر روی مکان های از پیش تعیین شده (در صورت وجود)
  11. فراهم نمودن بطری آب آشامیدنی درروی سن و میز میهمانان ویژه  و عوامل پشت صحنه ضروری است. چنانچه شما سخنرانی دارید سعی کنید از قبل آب بنوشید و شایسته نیست در انظار دیگران آب بنوشید مگر اینکه احساس کنید صدای شما گرفته است.
  12. آخرین توصیه ها به مجری مراسم و هماهنگی در خصوص ریزبرنامه با مرور تک تک موارد.جهت برگزاری جشن فارغ التحصیلی با ما در ارتباط باشید

[تعداد: 4    میانگین: 3/5]
درباره نویسنده

سورینه پلتفرم آنلاین برنامه‌ریزی جشن‌ها است که با ارائه اطلاعات کاربردی در مورد کسب‌کارهای مختلف، به شما در برگزاری سوری باشکوه کمک می‌کند.

یک دیدگاه بگذارید